Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Leistungen erforderlich ist. Zu den verarbeiteten Daten gehören insbesondere:

• Stammdaten: Name, Adresse, Kontaktdaten
• Kommunikationsdaten: E-Mail, Telefonnummer
• Gesundheitsdaten: Angaben zur Krankengeschichte, Beschwerden, Therapien
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs

3. Zwecke der Datenverarbeitung

• Terminvereinbarung und Kommunikation
• Durchführung physiotherapeutischer Behandlungen
• Dokumentation gemäß gesetzlicher Vorgaben
• Rechnungsstellung und Buchhaltung
• Website-Analyse und Sicherheit

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. Websitebetrieb)
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsdaten für medizinische Zwecke)

5. Nutzung des Kontaktformulars

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, werden die dort eingegebenen Daten zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer es besteht eine gesetzliche Verpflichtung oder es ist für die Vertragsabwicklung erforderlich.

6. Speicherdauer

Gesundheitsdaten werden gemäß § 630f BGB und § 57 Abs. 2 MPhG mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt. Andere personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur:

• mit ausdrücklicher Einwilligung,
• wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig ist (beispielsweise im Rahmen der Bestellung medizinischer Analysen, bei denen die Angabe des behandelnden Arztes gesetzlich verpflichtend ist, leiten wir Ihre Bestelldaten wie Name, Geburtsdatum und die bestellten Analysen ohne Preisangaben an den von Ihnen angegebenen Arzt weiter, um diesen über die geplante Analyse zu informieren und ihm Informationsmaterialien sowie eine Demoanalyse bereitzustellen),
• im Rahmen der Durchführung von Genanalysen zur Weitergabe von biologischen Proben und Auftragsdaten an die durchführenden Labore: Zur technischen Analyse und Befunderstellung werden die Proben (Speichel, Blut) sowie die zur Auswertung erforderlichen personenbezogenen Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht und bestellte Analyse) an unsere Partnerlaboratorien übermittelt. Die technische Laboranalyse erfolgt durch die Novogenia GmbH (Eugendorf, Österreich). Die humangenetische Auswertung und Erstellung des medizinischen Befundberichts erfolgt durch die DNA Plus – Zentrum für Humangenetik GmbH (Freilassing, Deutschland). Durch Einsendung der Probe und Unterzeichnung des Bestellformulars/Einverständniserklärung schließen Sie hierzu einen direkten Untersuchungsvertrag mit den Laboren ab. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO für Gesundheitsdaten) sowie zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Einsatz von Lexoffice zur Buchhaltung und Rechnungsstellung: Für die Erstellung und den Versand von Rechnungen, die Erfassung von Zahlungsstatus sowie die gesetzliche Buchhaltung nutzen wir die cloudbasierte Buchhaltungssoftware Lexoffice der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg). Im Rahmen der Rechnungsstellung werden Stammdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) und Abrechnungsdaten an Lexoffice übermittelt und auf Servern innerhalb der EU gespeichert. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO, § 257 HGB). Wir haben mit der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
• oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen (TLS-Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, rollenbasierte Autorisierung).

10. Hosting, Server-Logfiles & Cookies

Unsere Website und die Coaching-App werden auf Servern der Strato AG (Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin) in Rechenzentren innerhalb Deutschlands gehostet. Zur Gewährleistung eines stabilen und sicheren Betriebs verarbeitet der Webserver automatisch Server-Logfiles (IP-Adresse des anfragenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Browsertyp und Betriebssystem). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technischer Sicherheit und Fehleranalyse). Mit der Strato AG besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

Unsere Website verwendet Cookies ausschließlich für die technische Funktionalität (z.B. Session-Identifikation und Sitzungsschutz in der App). Tracking-, Werbe- oder Marketing-Cookies von Drittanbietern kommen nicht zum Einsatz. Ihren Hinweis-Status können Sie bei Bedarf hier erneuern: Cookie-Hinweis zurücksetzen.

11. Einbindung von YouTube-Videos (Erweiterter Datenschutzmodus)

Auf unserer Website binden wir Videos der Plattform YouTube ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wir nutzen YouTube im erweiterten Datenschutzmodus (Domain: youtube-nocookie.com). Laut Google werden in diesem Modus keine Cookies zur Analyse des Nutzerverhaltens gesetzt, bevor ein Video aktiv gestartet wird. Wenn Sie ein eingebettetes Video starten, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt, wodurch YouTube erfährt, welche unserer Seiten Sie besuchen. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, kann YouTube Ihr Nutzungsverhalten Ihrem persönlichen Profil zuordnen.

Die Nutzung von YouTube erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer informativen und verständlichen Präsentation unserer Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen zum Datenschutz bei YouTube finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter: https://policies.google.com/privacy.

12. Newsletter & Double-Opt-In-Verfahren

Wenn Sie sich für unseren E-Mail-Newsletter anmelden, erfolgt die Registrierung im rechtssicheren Double-Opt-In-Verfahren. Sie erhalten nach der Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse eine Verifizierungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Anklicken dieses Links wird Ihre Adresse in den aktiven Verteiler aufgenommen. Die Anmeldung wird protokolliert (Anmeldezeitpunkt, Bestätigungszeitpunkt und IP-Adresse), um den Vorgang rechtlich nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (z.B. über das Abmeldeformular auf unserer Website oder per E-Mail an info@u-act.de).

13. Digitale Coaching-Plattform (App) – Datenverarbeitung

13.1 Verarbeitete Datenkategorien in der App

Im Rahmen der Nutzung der digitalen Coaching-Plattform (App) werden folgende Datenkategorien verarbeitet:

• Zugangsdaten: Benutzername, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort
• Profildaten: Name, Alter, Geschlecht, Körpergröße, Körpergewicht
• Gesundheits- und Trainingsdaten: Trainingseinheiten, Übungsausführungen, Körpermessdaten, Gewichtsverlauf, Fortschrittsfotos (sofern freiwillig hochgeladen)
• Ernährungsdaten: Mahlzeiten, Kalorienzufuhr, Nährstoffwerte, individuelle Ernährungspläne
• Therapeutische Dokumentationen: Befunde, Anamnese-Angaben, Therapieziele, Fortschrittsnotizen (nur durch geprüfte Therapeuten/Coaches einsehbar)
• Kommunikation: Nachrichten, Notizen und Rückmeldungen zwischen Nutzer:in und Coach
• Nutzungsdaten: Login-Zeitstempel, Geräteinformationen, genutzte Funktionen (zur technischen Fehleranalyse)

13.2 Zweck der Datenverarbeitung in der App

• Bereitstellung und Personalisierung der Coaching-Inhalte
• Dokumentation von Trainingsergebnissen, Körperdaten und Fortschritten
• Ermöglichung der Kommunikation zwischen Nutzer:in und Coach
• Qualitätssicherung der therapeutischen und sportlichen Betreuung
• Technischer Betrieb und Sicherheit der Plattform

13.3 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der Daten in der App erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Coaching-/Therapievertrag)
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – Ausdrückliche Einwilligung für besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten)
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO – Gesundheitsversorgung und Behandlung

13.4 Einwilligung und Widerruf

Die Nutzung der App sowie die Verarbeitung von Gesundheits- und Trainingsdaten setzt eine ausdrückliche Einwilligung voraus, die bei der erstmaligen Nutzung erteilt wird.

Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf ist formlos per E-Mail an info@u-act.de (bzw. gen@u-act.de bei Genanalysen) möglich. Nach einem Widerruf werden die personenbezogenen Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insb. nach § 630f BGB) entgegenstehen. Der App-Zugang wird in diesem Fall deaktiviert.

13.5 Speicherort und Datensicherheit

Die Daten der App werden auf Serverinfrastrukturen der Strato AG innerhalb der Bundesrepublik Deutschland gespeichert. Die Übertragung aller Daten erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Zugang zu den Daten haben ausschließlich der/die betreuende Coach sowie die technischen Administrator:innen des Systems.

13.6 Speicherdauer

Gesundheits- und Therapiedaten werden gemäß § 630f BGB mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt. Trainings- und Ernährungsdaten sowie sonstige App-Inhalte werden nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses und auf Anfrage des/der Nutzer:in gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

13.7 Einstellung des App-Betriebs

U-Act behält sich das Recht vor, den Betrieb der App jederzeit ganz oder teilweise einzustellen. Im Falle einer Einstellung werden die Nutzer:innen – soweit technisch und organisatorisch möglich – vorab informiert. Gespeicherte Gesundheitsdaten werden auch nach Einstellung der App entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiter vorgehalten und auf Anfrage im Rahmen des Recht auf Datenkopie (Art. 20 DSGVO) zur Verfügung gestellt. Es besteht kein Anspruch auf dauerhafte Aufrechterhaltung des App-Betriebs.

14. Datenverarbeitung bei Gewinnspielen (DNA-Analyse Verlosung)

(1) Verantwortlicher: Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen des Gewinnspiels ist U-ACT (Inh. Michél Bauer, Robert-Bosch-Straße 2-4, 48153 Münster).

(2) Zwecke der Datenverarbeitung: Die Verarbeitung Ihrer im Registrierungsformular angegebenen personenbezogenen Daten erfolgt zum Zwecke der Durchführung und Abwicklung des Gewinnspiels, zur Benachrichtigung des/der Gewinner:in sowie zur Anlage eines entsprechenden Klientenprofils im Coaching-App-System von U-ACT. Bei gesonderter Einwilligung nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse für den Newsletter-Versand (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) im Double-Opt-In-Verfahren.

(3) Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Gewinnspieldurchführung sowie der damit verbundenen Anlage im App-System ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

(4) Speicherdauer: Die Daten verbleiben als Registrierungsdaten in unserem System, sofern Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen. Nach einem Widerruf Ihrer Einwilligung werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, es stehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegen.

(5) Widerrufsrecht: Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten sowie zum Abonnement des Newsletters jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an gen@u-act.de oder info@u-act.de widerrufen.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht. Für Ihren erneuten Besuch gilt die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung.